Rela-hierojat Oy:n omavalvontasuunnitelma 2024

Hyväksytty 28.12.2023

Johdanto

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta (741/2023) 27§:n mukaisesti palveluntuottajan on valvottava oman toimintansa ja alihankkijan toiminnan laatua ja asianmukaisuutta sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta. Palveluntuottajan on laadittava palveluyksiköittäin päivittäisen toiminnan laadun, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seurantaa varten omavalvontasuunnitelma, joka kattaa kaikki palveluyksikössä palveluntuottajan ja sen lukuun tuotetut palvelut. Omavalvontasuunnitelmaan on sisällytettävä kuvaus vaaratapahtumien ilmoitus- ja oppimismenettelystä.

Tässä omavalvontasuunnitelmassa viitataan Rela-hierojien prosesseihin, työohjeisiin sekä muuhun materiaaliin, jotka löytyvät Rela-hierojien tiedostopankista tai Terveystalo-konsernin intranetistä. 

Omavalvonnan toteuttaminen Rela-hierojat Oy:ssä

Tätä omavalvontasuunnitelmaa toteutetaan kaikissa Rela-hierojat Oy:n toimipaikoissa/liiketoiminnassa.

Rela-hierojissa toimivat terveydenhuollon palveluntuottajat (elinkeinonharjoittajat ja osakeyhtiöt) ovat sitoutuneet noudattamaan Rela-hierojien omavalvontasuunnitelmaa. Rela-hierojat Oy on osa Terveystalo-konsernia.

Tiedot palvelujen tuottajasta ja toimipaikoista

Palvelun tuottaja: Rela-hierojat Oy

Osoite:          Jaakonkatu 3 A, 6. krs, 00100 Helsinki

Puh.              0600 13811

Y-tunnus       2439106-9

Rela-hierojat Oy:n terveydenhuollon palveluista vastaavana johtajana toimii vastaava hieroja Jyri EKlund (koulutettu hieroja), osoite: Jaakonkatu 3A, 6. krs, 00100 Helsinki.

Toimipaikkojen osoite- ja yhteystiedot löytyvät Rela-hierojien verkkosivuilta www.relahierojat.fi. 

Sähköpostit ovat muotoa etunimi.sukunimi@terveystalo.com. 

Toiminta-ajatus, arvot ja toimintaperiaatteet

Toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet

Rela-hierojat tarjoaa hierontapalveluita yritys – ja yksityisasiakkaille ja julkiselle sektorille noin 80 toimipaikassa eri puolilla Suomea.

Vuonna 2022 Rela-hierojissa oli n. 210 000 asiakaskäyntiä. 

Arvot, Missio ja Strategia:

Rela-hierojat noudattaa Terveystalon arvoja, missiota ja strategiaa.

Terveystalon arvot:         

• Kaiken keskellä ihminen
• Lääketiede luotsaa
• Yhteiseksi hyväksi

Terveystalon Missio:

• Toimialan älykkäin palvelumalli
• Asiakkaan terveyskumppani

Terveystalon strategia:

• Kannattavuudeltaan Pohjolan johtava toimija yksityisissä terveyspalveluissa
• Asiakkaiden ja ammattilaisten suosikki

Omavalvonnan organisointi ja johtaminen

Rela-hierojien lääketieteellinen johto vastaa toiminnan lainmukaisuudesta, palvelujen lääketieteellisestä sisällöstä, hoidon vaikuttavuuden seurannasta ja potilasturvallisuudesta. Yrityksellä on lisäksi kaupallisen ja operatiivisen toiminnan johtamista varten kuvattu organisaatiorakenne. Johtava hieroja käsittelee merkittävimmät linjauksia vaativat lääketieteelliset asiat. Hierontavastaanotoilla nimetyt toimipaikanpäälliköt vastaavat siitä, että vastaavan hierojan linjaavat käytännöt toteutuvat.  

Tässä omavalvontasuunnitelmassa kuvataan ne toimenpiteet ja menettelytavat, joilla vastaava hieroja huolehtii laissa säädetyistä velvollisuuksista.

Omavalvontasuunnitelman läpikäynti kuuluu henkilöstön perehdytyssuunnitelmaan. Päivitykset käydään läpi toimipaikkatasolla aina, kun oleellisia muutoksia tehdään. Omavalvontasuunnitelma toimii toiminnan kehittämisen työvälineenä ja sen toteutumista seurataan muun muassa osana vuosittaisia sisäisiä auditointeja.

Yrityksellä on lisäksi liiketoiminnallisen ja operatiivisen toiminnan johtamista varten kuvattu organisaatiorakenne. Organisaatiossa operatiivinen johtaminen tapahtuu aluepäälliköiden toimesta. Aluepäälliköiden esihenkilö on liiketoimintajohtaja. 

Toiminnan kuvaus ja laadunhallinta sekä riskien tunnistaminen ja korjaavat toimenpiteet

Toiminnan kuvaus

Rela-hierojat on Suomen suurin hierontapalveluita tarjoava yritys. Rela-hierojien asiakkaita ovat yksityishenkilöt, yritykset, yhteisöt ja julkiset toimijat. Rela-hierojien keskitetyt, pitkälti sähköisiin järjestelmiin perustuvat seuranta- ja raportointikäytännöt antavat näkyvyyden koko verkoston toimintaan ja tukevat siten omavalvonnan toteuttamista. 

Rela-hierojat ostaa hierontapalvelut alihankintaperusteisesti itsenäisiltä ammatinharjoittajina toimivilta terveydenhuollon ammattihenkilöiltä (elinkeinonharjoittaja). Elinkeinonharjoittajat vastaavat itse toiminnastaan. Rela-hierojissa sopimussuhteessa toisen yrityksen nimissä toimivan terveydenhuollon ammattihenkilön toiminnasta vastaa kyseinen yritys (palveluntuottaja). Terveydenhuollon ammattihenkilöinä toimivat ammatinharjoittajat ja yhtiöt (elinkeinonharjoittajat, palveluntuottajat) voivat noudattaa Rela-hierojien omavalvontasuunnitelmaa toimiessaan Rela-hierojissa.

Rela-hierojat varmistaa terveydenhuollon tehtävissä toimivan henkilöstön pätevyystiedot Valvirasta ennen alihankintasuhteen alkamista ja reagoi asianmukaisesti valvontaviranomaisilta ja asiakkailta saatavaan henkilöstön toimintaa ja palveluja koskevaan palautteeseen.

Laadunhallinta

Toimintajärjestelmä

Rela-hierojat on sitoutunut toiminnassaan korkeaan laatuun ja jatkuvaan kehittämiseen. Rela-hierojien laatu perustuu lääketieteelliseen, toiminnalliseen, asiakaskokemuksen ja ammattilaisten kokemuksen laatuun.  

Rela-hierojien laatujärjestelmän perustana on potilasturvallisuus ja toimialan kansallinen lainsäädäntö.

Rela-hierojat tuo itsenäisten ammatinharjoittajien (elinheinonharjoittaja) käyttöön ajantasaisen ohjeistuksen ja sähköiset työkalut. Rela-hierojat seuraa ja mittaa järjestelmällisesti toimintansa tehokkuutta ja palvelujen saatavuutta.

Rela-hierojien toimintajärjestelmän toimivuutta toimipaikkojen tasolla arvioidaan muun muassa vuosittaisissa sisäisissä auditoinneissa ja laatukäynneillä, joihin liittyy vuorovaikutteinen analyysi prosessien kehittämistarpeista. 

Rela-hierojien yhteiset toimintatavat palvelun laadun, turvallisuuden, asiakaslähtöisyyden ja tuloksellisuuden varmistamiseksi on julkaistaan Rela-hierojien Toimintakäsikirjassa vuoden 2024 aikana. Toimintakäsikirja kuvaa Rela-hieroijen tavan järjestää ydintoimintonsa yhtenäisellä ja laadukkaalla tavalla. Yhteisten toimintatapojen ja laatutyön tavoitteena on tukea organisaation mission, vision ja strategian toteutumista, toiminnan kehittämistä sekä toiminnan laadun ja tulosten jatkuvaa parantamista. Toimintakäsikirja tulee sisältämään ydinprosessit, menettelysäännöt, työohjeet, potilasohjeet ja lomakkeet. Prosessikartassa on kuvattu Rela-hierojien ydinprosessien kulku. Rela-hierojat järjestää vuosittain useita laatuun, potilasturvallisuuteen ja tietosuojaan liittyviä koulutuksia.

Auditoinnit

Rela-hierojat järjestää vuodesta 2024 lähtien vastaanottojen sisäiset auditoinnit. Sisäisinä vertaisauditoijina toimivat alueiden aluepäälliköt ja heidän nimeämänsä henkilöt. 

Sisäisten auditointien tulokset ja esiin nousseet kehityskohteet raportoidaan toimipaikka- ja yritystasolla. Kehityskohteiden toimenpiteet määritellään ja vastuutetaan osana ohjausryhmätoimintaa sekä sovitaan seurantamenettelyistä. 

Arviointikriteerit, joihin auditoinnissa toimintaa verrataan:

• Soveltuvat lait, asetukset, viranomaismääräykset, lupaehdot
• Organisaation arvot, strategiset painopisteet, menettelysäännöt, periaatteet
• Organisaation yhteiset prosessit ja ohjeet
• Asiakaslupaukset ja -sopimukset
• Kirjallisesti ilmaistut tavoitteet, mittarit, toimenpiteet, resurssit ja seuranta.

Asiakastyytyväisyys

Asiakkaat voivat antaa spontaanisti palautetta toiminnastamme asiakaspalaute-lomakkeella, kirjeitse, sähköpostitse, suullisesti, henkilökohtaisella käynnillä sekä asiakastapaamisissa. Rela-hierojien kotisivuilla on Terveystalo-konsernin yhteiset digitaaliset palautelomakkeet sekä henkilöasiakkaille että yritys-, yhteisö-  ja julkisen sektorin asiakkaiden edustajille. Asiakkaalle vastataan aina, mikäli hän on toivonut yhteydenottoa ja ilmoittanut yhteystietonsa. Palautteen voi antaa myös anonyymisti.

Palautteiden käsittelyä tehdään palautejärjestelmässä, joka ohjaa ja rekisteröi palautteen käsittelyn työnkulkua sekä tilastoi ja raportoi toteumaa sekä palautteiden käynnistämiä toimenpiteitä. Mittareiksi sovittuja tunnuslukuja ja raportteja seurataan kaikilla organisaation tasoilla. Operatiivisen johtamisen ohjausryhmässä käsitellään olennaiset asiakaspalautteet ja tunnistetaan niiden pohjalta korjaavat toimenpiteet.

Potilasturvallisuus

Potilasturvallisuuden varmistaminen on laadunhallinnan kulmakiviä. Potilasturvallisuutta seuraa ja kehittää koko Terveystalo-konsernin tasolla johtavan ylilääkärin alaisuudessa toimiva Laadun ohjausryhmä, sekä Laatuylilääkärin vetämä, vuonna 2021 perustettu Potilasturvallisuustyöryhmä. Laadun ohjausryhmän tehtävänä on laatuympyrään (lääketieteellinen, toiminnallinen, asiakaskokemuksellinen ja ammattilaisen kokemuksellinen laatu) liittyvien asioiden tiedolla johtaminen ja laadun avainmittareiden seuraaminen, sekä laatuun ja potilasturvallisuuteen liittyvät linjaukset ja linjakehittämisen ohjaus. 

Potilasturvallisuustyöryhmä keskittyy potilasturvallisuusasioihin, määrittelee vuosittain vaihtuvat painopisteet, sekä käsittelee myös valtakunnallisen tason poikkeamia määrittäen mm. toimenpiteet, jotka tulee tehdä konsernitasolla ja jalkauttaa toimipaikkoihin. 

Rela-hierojien operatiivisessa ohjausryhmässä käsitellään toimipaikkojen vaaratapahtumailmoitukset, käynnistetään juurisyiden analysointi sekä varmistetaan aluepäälliköiden johdolla sovittujen toimenpiteiden toteuttaminen.

Potilasturvallisuuteen liittyviä poikkeamia käsitellään, raportoidaan ja ennaltaehkäistään yhteisen vaaratapahtumien ilmoitusjärjestelmän avulla. Kaikki Rela-hierojissa työskentelevät pääsevät kirjaamaan vaaratapahtumailmoituksia helposti Terveystalon verkkosivujen kautta.

Juurisyyanalyysin tekeminen on vaaratapahtumien käsittelyn ydinasia. Sen avulla pyritään löytämään sekä toimipaikka- että konsernitasolla tapahtuman juurisyy tai juurisyyt sekä poistamaan ne. Vaaratapahtumien tilastoinnin ja raportoinnin kautta havaitaan mahdollisesti toistuvat ongelmat ja ohjeistuksen tarpeet. Korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan henkilöstölle eri verkostojen kautta sekä toimipaikan kokouksissa sekä koulutustilaisuuksissa. 

Terveystalo-tasoisessa potilasturvallisuustyöryhmässä määritellään jatkuvasti seurattavat potilasturvallisuuden trendimittarit, potilasturvallisuusindeksi sekä näiden lisäksi vuosittain vaihtuvat painopisteet. Näiden toteutumista seurataan Potilasturvallisuustyöryhmässä sekä Laadun ohjausryhmässä. Vuoden 2024 trendimittareita ja painopisteitä ei ole vielä vahvistettu. 

Tietosuojan ja -turvan toteutumista seuraa ja ohjaa Terveystalo-konsernissa Tietosuojaryhmä. 

Riskianalyysi ja vaaratilanteisiin varautuminen

Riskianalyysiä ja vaaratilanteisiin varautumista tehdään konsernin jokaisella tasolla. Konsernin johto määrittelee organisaation merkittävät riskit ja niihin varautumisen menettelyt. Yrityskohtainen riskinarvio varmistaa organisaatiotasoisten riskien tunnistamisen, hallinnan sekä niihin reagoinnin. Konsernin Valmiusryhmä ohjaa ja ohjeistaa äkillisten ja mahdollisesti eskaloituvien kriisitilanteiden ja kriisiviestinnän hallintaa.

Rela-hierojien toimipaikat varmistavat arkityössään ohjeistuksen mukaiset käytännöt, prosessiensa tavoitteiden ja tuloksen saavuttamisen sekä potilas- ja työturvallisuutta uhkaavien riskien tunnistamisen sekä niitä ehkäisevät toimenpiteet. Toteumaa seurataan operatiivisessa ohjausryhmässä ja akuepäälliköiden johdolla vastaanotoilla.

Toimipaikoilla on kuvattu toimintamenettelyt hätätilanteissa. Hätätilanteen hoitoa koskeva ohjeistus sijaitsee näkyvillä jokaisella vastaanotolla. Hätätilanteella tarkoitetaan sekä henkilöön kohdistuvaa ensiaputilannetta että toimitiloissa tapahtuvaa poikkeustilannetta (esim. tulipalo). 

Kriisin tunnusmerkit täyttävissä hätätilanteissa toimitaan Terveystalo-konsernin kriisiviestintä- ja poikkeustilanneohjeistuksen mukaisesti.

Hierontatoiminnassa yleisimmät tunnistut riskit vastaanotoilla ovat

• hierontapöytään liittyvät toimintapoikkeamat
• henkilökuntaan kohdistuvat sanalliset tai fyysiset uhkatilanteet. 

Jatkuva parantaminen ja poikkeamien hallinta

Seuraavat syötteet, niiden analysointi ja korjaavat toimenpiteet varmistavat laadun toteutumisen ja parantamisen Terveystalo-konserni- tai Rela-hierojat-tasoisesti:

• Asiakaspalaute (henkilö- ja tilaaja-asiakkaat)
  • Ensivaste- ja ratkaisuajat
  • Asiakasvalitusten selvittelyyn käytetty aika ja kustannukset
• Muistutukset terveydenhuollon palvelusta vastaavalle johtajalle
• Kantelut aluehallintovirastoon
• Kantelut Valviraan
• Ilmoitukset Potilasvakuutuskeskukselle
• Riskienhallintapolitiikan mukainen vuosittainen riskienarviointi
• Sisäinen poikkeamaraportointi
  • Vaaratapahtumailmoitukset, seuranta ja raportointi
    • Läheltä piti –tilanteet
    • Haittatapahtumat
    • Vaaratapahtuman kustannukset
• Kehityskanava: henkilöstön ehdotukset toiminnan ja toimintajärjestelmän kehittämiseksi
• Toimipaikkojen oma toimintaprosessien parantaminen. 

Henkilöstö

Tässä osiossa kuvataan henkilöstöön liittyvää rekrytointiprosessia, perehdytystä, kehityskeskusteluita sekä osaamisen kehittämistä tarkemmin. Lisäksi kuvataan työsuojeluun ja potilasturvallisuuteen liittyviä prosesseja. 

Henkilökunnan määrä ja rakenne

Rela-hierojissa työskentelee vastaanottotyössä noin 370 henkilöä, joista kaikki toimivat alihankintaperusteisesti. Lisäksi organisaation hallinnossa työskentelee n. 8 työsuhteista henkilöä.

Rekrytointi

Rekrytointiprosessiimme kuuluu rekrytoitavan henkilön pätevyyden varmistaminen Valviran ylläpitämästä terveydenhuollon ammattihenkilörekisteristä. Tämän lisäksi varmistamme henkilön osaamisen koeajan puitteissa. Rekrytointiprosessiimme kuuluu myös, että käymme tarkasti läpi valittavan henkilön osaamiset, tehtävän edellyttämät luvat ja käytännön kielitaidon suhteessa tehtävässä vaadittavaan osaamiseen ja pätevyyteen.

Perehdytys

Hallinnon työsuhteen alkuun liittyvistä käytännön järjestelyistä ja uuden työntekijän perehdytyksestä vastaa esihenkilö tai hänen nimeämänsä henkilö. Perehdytys varmistaa, että uusi työntekijä saa tehtävässä onnistumiseen tarvitsemansa tiedot yrityksestä ja tehtävästään. Terveystalo-konsernin yleiset perehdytysohjeet löytyvät intranetistä ja verkko-oppimisympäristöstä. 

Rela-hierojilla alihankintaperusteisesti työskentelevät koulutetut hierojat perehdytetään kattavasti Terveystalon ja Rela-hierojien toimintaohjeisiin, käytettäviin työvälineisiin, vastaanottokohtaisiin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Osaamista tuetaan tarvittaessa lisäkoulutuksin.

Kehityskeskustelut

Hallinnon työsuhteisen henkilöstön esihenkilön käymässä kehityskeskustelussa suunnitellaan tulevan vuoden tavoitteet ja henkilökohtaiset osaamisen kehittämisen tarpeet. Osaamistarpeiden tunnistamiseen Terveystalo-konserni tarjoaa sekä tehtävänkuva- että rooliperusteista ohjeistusta ja osaamistarpeita tuetaan koulutuksella. Terveystalon kehityskeskustelujen tarkoituksena on tukea strategian mukaista toimintaa ja tavoitteiden asettamista sekä mahdollistaa henkilöstön osaamisen kehittäminen tavoitteiden mukaisesti. Aluepäälliköt vamristavat jatkuvalla kommunikaatiolla vastaanottojen toimipaikanpäälliköiden työn ajan tasaisuuden ja toiminnan sujuvuuden. 

Työsuhteisen henkilöstön kehityskeskustelut tallennetaan henkilöstöjärjestelmään, josta keskustelun toteutuminen voidaan todentaa. 

Koulutus ja osaamisen kehittäminen

Rela-hierojat järjestää alihankintaperusteisesti toimivalle terveydenhuollon henkilöstölle kattavasti koulutusta yrityksen palveluihin ja toimintatapoihin liittyen. Rela-hierojille on tärkeää huolehtia henkilöstön riittävästä osaamisesta ja siten varmistaa yhtenäiset toimintavat koko vastaanottoverkostossa. Rela-hierojat tarjoaa lisäksi urapolkuja henkilöstölleen hallinnon asiantuntija- ja esihenkilötehtävissä.

Rela-hierojissa alihankintasopimussuhteessa (elinkeinonharjoittaja) toimiva terveydenhuollon ammattihenkilö vastaa itse lääketieteellisen osaamisensa tasosta, ylläpidosta sekä riittävän täydennyskoulutuksen toteutumisesta. Rela-hierojissa sopimussuhteessa toisen yrityksen nimissä toimivan terveydenhuollon ammattihenkilön kyseessä ollen vastuussa tämän ammatillisesta osaamisesta ja koulutuksesta on kyseinen yritys. Rela-hierojat edellyttää, että sen toimipaikoissa toimivilla terveydenhuollon ammattihenkilöillä on ammattinimikkeensä mukainen riittävä osaamistaso.

Työsuhteisen hallinnon henkilöstön koulutusten seuranta toteutetaan sekä henkilötietojärjestelmän että sähköisen koulutusalustan avulla. Esihenkilö varmistaa koulutuksen toteutumisen kehityskeskustelun yhteydessä. 

Terveystalon henkilöstöä koulutetaan myös säännöllisillä yhdenvertaisuuskoulutuksilla. 

Työhyvinvoinnin seuranta

Työhyvinvointia rajoittavia tekijöitä seurataan päivittäisjohtamisen lisäksi myös vuosittaisessa osaajatutkimuksessa. Tutkimuksessa mitataan työsuhteisen henkilöstön tyytyväisyyttä työssä onnistumisen edellytyksiin, kuten työn kuormittavuuteen ja työvälineiden asianmukaisuuteen. Kyselyiden kautta seuraamme myös henkilöstön arvioita omasta työkunnosta.  Rela-hierojissa käytössä olevan onnistumisen johtamisen toimintamallin mukaisesti esihenkilöllä on velvollisuus seurata työntekijän suoriutumista työtehtävistä ja havaitessaan merkkejä työkykymuutoksista keskustella mahdollisimman varhain asiasta avoimesti työntekijän kanssa. Vuosittaisissa kehityskeskusteluissa ohjeistetaan myös keskustelemaan henkilön omasta työhyvinvoinnista. Terveystalolla on lisäksi käytännön ohjeet päihdeongelmaan puuttumiseen. Esihenkilökoulutuksiin kuuluu oleellisena osana koulutus vaikeiden tilanteiden kohtaamisesta sekä varhaisesta välittämisestä Rela-hierojissa. Onnistumisen johtamisen malli löytyy intranetistä.

Vastaanottotyön riskitekijät ovat lähinnä väkivallan uhka, ergonomia sekä fyysinen jaksaminen. Työsuhteisella henkilöstöllä tunnistetaan riskitekijöinä henkinen kuormittuminen ja matkatyö. Työsuhteisen henkilöstön kaikki työterveyspalvelut toteutetaan omassa sisäisesti järjestetyssä työterveyshuollossa. Työsuhteinen henkilökunta voi käyttää akuuteissa sairaustapauksissa kaikkia Suomen Terveystalo Oy:n toimipaikkoja työterveyshuoltosopimuksen puitteissa. Ennaltaehkäisevä ja ei-kiireellinen sairaanhoito hoidetaan nimettyjen vastuutyöterveyslääkäreiden ja -työterveyshoitajien toimesta. Henkilöstön työkykyä mitataan eri tavoin terveystarkastuksilla. Terveystalossa hyvinvointia tuetaan suunnitelmallisesti neljällä osa-alueella: terve työ, hyvinvoiva työntekijä, toimiva työyhteisö ja aktiviinen johtaminen.

Työterveyspalveluidemme lisäksi kehittymistä hyvinvoinnin osa-alueella tukevat työeläkevakuutuskumppanimme Varma, Ilmarinen ja Elo.

Esihenkilö on vastuussa työntekijän työkyvystä, joten jos esihenkilöllä herää perusteltu epäily työntekijän työkyvystä, esihenkilö lähettää työntekijän ohjeistuksen mukaisesti terveystarkastukseen työkyvyn arvioimiksi erillisellä lähetteellä.

Potilasturvallisuus 

Rela-hierojissa jokaisella työntekijällä ja alihankintaperusteisesti työskentelevällä on vastuu potilasturvallisuudesta ja siitä syystä sekä oikeus että velvollisuus ilmoittaa esihenkilölleen havaitsemistaan potilasturvallisuuteen vaikuttavista seikoista, sekä tehdä vaaratapahtumailmoitus sähköiseen järjestelmään. 

Työturvallisuus ja työsuojelu

Kaikkien Terveystalo-konsernissa työskentelevien työsuhteisten henkilöiden työturvallisuudesta vastaavat yhteistyössä työantaja, esihenkilöt ja henkilöstö itse määritettyjen turvallisuusvastuiden mukaisesti. Työsuojelupäälliköt ja henkilöstön valitsemat työsuojeluvaltuutetut auttavat esihenkilöitä ja henkilöstöä työturvallisuus- ja työsuojeluasioissa. Konsernin työturvallisuustoimenpiteiden jalkautus tapahtuu alueilla ja toimipaikoissa paikalliset olosuhteet huomioon ottaen. Työturvallisuusasioiden tulee olla isossa roolissa jo henkilön perehdytyksessä.

Terveystalo-konsernissa on ohjeet erilaisten työturvallisuus- ja työkykyriskien hallintaan: uhka- ja väkivaltatilanteet, aggressiivisen henkilön kohtaaminen, yksintyöskentely, kylmätyöskentely ja kylmän haittojen hallinta, toimenpiteet verialtistustilanteissa, henkinen työkuormittuminen, häirintä ja muu epäasiallinen kohtelu jne.

Työturvallisuutta koskevaa ohjeistusta noudatetaan koko konsernissa. Ohjeet löytyvät intranetistä. Työturvallisuusohjeistus sellaisenaan koskee myös Rela-hierojissa työskenteleviä alihankintaperusteisesti toimivia elinkeinonharjoittajia.

Toimitilat

Rela-hierojat toimii vuokralaisena tai alivuokralaisena liike- ja toimistorakennuksissa. 

Tilat ja niiden ylläpito

Toimitilojen asianmukaisuudesta ja rakenteellisesta turvallisuudesta vastaa Rela-hierojat. Kiinteistöhallintajärjestelmänä käytetään järjestelmää, josta löytyy tiedot kaikista vuokrasopimuksellisista toimipaikoista. Kiinteistön normaalit ylläpidon vastuut ovat vuokrakohteissa pääosin kiinteistön omistajalla. Rela-hierojien terveydenhuollon laitteita (hierontaan käytettävät hoitopöydät) palveleva kiinteistötekniikka on Rela-hierojien vastuulla. 

Siivouksessa kiinnitetään erityistä huomiota terveydenhuollon erityispiirteisiin, kuten käytettävien siivousvälineiden puhtauteen ja puhdistukseen käytön jälkeen sekä oikeaan työjärjestykseen. Siivousohjeessa huomioidaan myös tarvittavat pesu- ja desinfektioaineet ja niiden suositusten mukainen käyttö.

Jätehuolto-ohjeistus noudattaa voimassa olevaa jätelakia. Jätteiden käsittely toimipaikoissa, asianmukaiset säilytystilat ja – astiat, kuljetus ja varastointi on ohjeistettu ja järjestetty siten, ettei jätteistä synny vaaraa tai haittaa missään jätehuollon vaiheessa. 

Tilasuunnittelun toteutus, valvonta ja turvallisuus

Rela-hierojat johtaa tilojen rakennusteknistä suunnittelua ja toteutusta. Tilat suunnitellaan yhteistyössä aluepäälliköiden sekä käyttäjien kanssa, noudattaen Rela-hierojien suunnittelu- ja toteutusprosessia. Samassa yhteydessä varmistetaan tilojen turvallinen ja asianmukainen käyttö. 

Terveydenhuollon laitteet ja tarvikkeet sekä säteilynkäyttö

Tässä osiossa kuvataan tarkemmin terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden hankintaa, käyttöönottoa sekä niiden ylläpitoa. Osiossa käydään läpi myös vastuuhenkilöt sekä toiminta poikkeustilanteissa.

Vastuuhenkilöt

Ainoa lääketieteellinen laite vastaanotoilla on hierontaan käytettävä hoitopöytä. Hoitopöydät hankitaan keskitetysti sopimustoimittajalt, ja tuolloin varmistetaan hoitopöydän laatu ja turvallnen käyttö. 

Terveydenhuollon laitteen käyttöönotto ja ylläpito

HIerontaan käytettävien hoitopöytien hankinnan yhteydessä varmistetaan niiden toimivuus ja oikeanlainen käyttö. Käytön aikaiset tarkastukset toteutetaan valmistajan ohjeiden mukaisesti, jotta varmistutaan käytön aikana laitteiden asianmukaisuudesta, turvallisuudesta ja toimintakunnosta. Hoitopöytätoimittaja vastaa pöytien korjauksesta. 

Poikkeustilanteet

Terveydenhuollon laitetta tai tarviketta koskevia poikkeustilanteita ovat:

• terveydenhuollon laitetta tai tarviketta koskevat vaaratilanteet (itse havaitut ja valmistajan ilmoittamat epäilyt)
• tulipalot, vesivahingot ja muut onnettomuustilanteet
• terveydenhuollon laitteen vikaantuminen.

Vaaratilanteissa vaaratapahtuman havainnut henkilö tekee tapahtumasta ilmoituksen sähköiseen järjestelmään, jolloin vaaratilanteen käsittely sekä juurisyyn selvitys, korjaavat ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet sekä ilmoitukset viranomaisille ovat lain 719/2021 tarkoittaman vastuuhenkilön seurattavissa ja edistettävissä. Konsernin vaaratapahtumatyöryhmä osallistuu tapahtumien käsittelyyn ja pyytää tarvittaessa vastuuhenkilön tai lääketieteellisen johdon kannanottoa hoitomenetelmien tai laitteiden turvallisuuteen. Tietojärjestelmiin liittyvät vaaratapahtumat käsitellään terveydenhuollon laitteisiin ja tarvikkeisiin kuuluvina vaaratapahtumina ja se on ohjeistettu. Vaaratapahtumailmoitus kirjataan aina Terveystalon palautejärjestelmään. 

Mikäli vaaratilanteen uhka koskee laajemmin koko organisaatiota, konsernin teknologia- ja hankintatiimit huolehtivat siitä, että

• vaaratilanteesta ja vakavasta vaaratilanne-epäilystä tiedotetaan viivytyksettä Terveystalon ja/tai Rela-hierojien yksiköille
• vaaratilanteesta tai epäilystä tiedotetaan laajalla jakelulla myös silloin, kun vaaratilanteen vakavuutta tai laajuutta ei pystytä luotettavasti arvioimaan. Kriisitilanteessa noudatetaan kriisiviestinnän ja poikkeustilanteen johtamisen ohjeistusta.
• laite- tai tarviketoimittajaan otetaan yhteyttä ja sovitaan tarvittavista toimenpiteistä.
• yksiköille välitetään ohjeet jatkotoimenpiteistä (esim. tarvikkeiden palautukset/hyvitykset).

Onnettomuustilanteissa seurataan yksikön sisäistä turvallisuusohjetta.

Terveydenhuollon laitteen käytöstä poistaminen

Terveydenhuollon laitteet pyritään mahdollisuuksien mukaan kierrättämään – joko myymään, palauttamaan valmistajalle kierrätettäviksi tai poistamaan ympäristöystävällisesti ja tietoturvallisesti Terveystalo-konsernin jätehuolto-ohjeistuksen mukaan. 

Lääkehoito ja lääkehuolto

Hierontatoiminnassa ei käytetä lääkkeitä eikä siten ole tarvetta lääkehoitosuunnitelmalle. 

Hygieniakäytännöt

Hierontatoiminnassa ei tunnisteta erityistä infektioriskiä eikä käytetä steriloituja työvälineitä. Yleiseen hygieniatasoon kiinnitetään erityistä huomiota. 

Käsihygienia

Keskeisin infektioiden torjuntaan liittyvistä toimista on oikea käsihygienia. Käsihygieniasta on kirjallinen ja kuvallinen ohje. Hyvän käsihygienian tarkoituksena on katkaista mikrobien tartuntatie potilaasta toiseen tai potilaasta henkilökuntaan sekä henkilökunnasta potilaaseen. Ohjeessa keskeistä on käsihuuhteen oikeaoppinen käyttö; lisäksi ohjeistetaan oikea suojakäsineiden käyttö sekä ihon kunnosta huolehtiminen. Ohjeessa linjataan myös korujen sekä muiden käsissä ja ranteissa pidettävien kellojen ja laitteiden käytöstä.

Käsihuuhteita on helposti saatavilla asianmukaisissa telineissä ja annostelijoissa. Käsihygieniaa korostetaan säännöllisesti henkilökunnan koulutuksessa ja perehdytyksessä. Toimipaikkoihin hankittava käsihuuhdevalikoima ja siihen tarvittavat muutokset arvioidaan säännöllisesti asiantuntijoiden toimesta. Huuhdekulutusta seurataan ja kehitteillä on kulutukselle tavoitteet ja mittarit eri toiminnoille.

Siivous ja pyykkihuolto

Rela-hierojien siivouskäytännöt hoidetaan pääsääntöisesti vastaanoton henkilökunnan toimesta.

Siivouksessa kiinnitetään erityistä huomiota terveydenhuollon erityispiirteisiin, kuten käytettävien siivousvälineiden puhtauteen ja puhdistukseen käytön jälkeen sekä oikeaan työjärjestykseen.
Siivousohjeessa huomioidaan myös tarvittavat pesu- ja desinfektioaineet ja niiden suositusten mukainen käyttö.

Pyykkihuollon ohjeet pohjautuvat palveluntuottajien ohjeistuksiin pyykistä ja sen lajittelusta. Toimipaikoissa noudatetaan tavanomaisia pyykin käsittelyn ohjeita.

Hoitoon liittyvien infektioiden torjunta ja tartuntalain uudistusten vaikutukset

Hoitoon liittyviä infektioita torjutaan suunnitelmallisesti ohjeistuksin sekä Terveystalo-konsernin infektiolääkärin asiantuntijaneuvoin.

Tartuntatautilain tavoite on ehkäistä tarttuvien tautien leviämistä Suomessa. Lain tarkoituksena on suojella väestöä esimerkiksi rokotuksin, terveystarkastuksin ja seuraamalla tartuntatautien levinneisyyttä.

Terveystalossa huolehditaan ja seurataan, että henkilöstö täyttää tartuntatautilain mukaiset soveltuvuusedellytykset. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki rokotukset otetaan ellei ottamatta jättämiselle ole olemassa selkeää syytä, kuten sairaus tai esim. terveydentila estää rokotteen ottamisen. Kaikilla vastaanotoilla hoidetaan kaikenikäisiä potilaita, ja siksi nämä edellytykset koskevat lähtökohtaisesti kaikkia asiakastyötä tekeviä. 

Ohjeissa kosketusvarotoimista vastaanotoilla, tutkimuksissa, vuodeosastoilla ja leikkaussaleissa pyritään mikrobin tartuntatiet katkaisemalla estämään haitallisten mikrobien siirtyminen toisiin potilaisiin, työntekijöihin tai vierailijoihin ja huolehtimaan potilas- ja työturvallisuudesta.

Tavanomaiset varotoimet toimivat aina infektioiden torjunnan perustasona. Niitä täydennetään tarvittaessa tilaeristyksen ja suojainhoidon menetelmien mukaan, milloin kyseessä olevan mikrobin mukaisesti tarvitaan kosketus, pisara- tai ilmavarotoimia. Kaikki nämä toimintatavat on ohjeistettu.

 

Ruokahuolto

Hierontatoiminnassa ei ole tarvetta ruokahuollolle.

Jätehuolto

Jätehuolto-ohjeistus noudattaa voimassa olevaa jätelakia. Jätteiden käsittely toimipaikoissa, asianmukaiset jätteiden säilytystilat ja – astiat, kuljetus ja varastointi on ohjeistettu ja järjestetty siten, ettei jätteistä synny vaaraa tai haittaa missään jätehuollon vaiheessa. Materiaalihankinnoissa pyritään huomioimaan jätemäärän vähentäminen ja kestävän kehityksen periaatteet.

Potilasasiakirjat ja henkilötietojen käsittely

Tässä osiossa kuvataan potilastietojen kirjaamista, käsittelyä ja salassapitosäännösten noudattamista sekä niihin liittyvää henkilöstön perehdyttämistä ja osaamisen varmistamista.

Rela-hierojien arvomaailman ytimeen kuuluu asiakkaiden yksityisyyden ja henkilötietojen suojan kunnioittaminen. Tätä toteutetaan käsittelemällä henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön ja Rela-hierojien tietosuojapolitiikan mukaisesti. Tietosuojapolitiikassa määritellään, miten Rela-hierojilla varmistetaan lainmukainen ja muutoinkin asianmukainen henkilötietojen käsittely. 

Potilastietojen kirjaaminen ja käsittely

Rela-hierojissa potilastietoja ja muita asiakkaiden henkilötietoja käsitellään tietosuoja- ja potilaslainsäädännön mukaisesti, Terveystalon tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin. Keskeiset säännökset ovat EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679, tietosuoja-asetus), tietosuojalaki (1050/2018), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992, potilaslaki), sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). Rela-hierojien tietosuojaseloste on nähtävillä Rela-hierojien verkkosivuilla.

Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) ja potilaslain mukaan terveydenhuollon ammattihenkilö on velvollinen laatimaan ja säilyttämään potilasasiakirjoja. Rela-hierojilla noudatetaan potilasasiakirjojen laatimista koskevaa potilaslakia ja asiakastietolakia joista ilmenee, kuka asiakirjoja voi laatia ja mitä tietoja niihin tulee merkitä. Terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Merkintöjen tulee olla virheettömiä, selkeitä ja ymmärrettäviä.

Potilasasiakirjojen säilyttämisestä säädetään tarkemmin asiakastietolaissa. Potilasasiakirjoja sekä tutkimuksessa ja hoidossa syntyvää muuta materiaalia säilytetään vähintään asiakastietolaissa määritelty aika. Sähköisten potilastietojen varmistuksista ja säilytysajan jälkeisistä poistorutiineista vastaa Rela-hierojien tietohallinto. 

Potilastiedot ja muut asiakkaiden henkilötiedot muodostavat tietosuoja-asetuksessa tarkoitetun henkilörekisterin. Rela-hierojat Oy:ssä potilasasiakirjojen tiedot tallennetaan Rela-hierojien potilasrekisteriin, joka on Rela-hierojien nimiin hierontapalveluita tarjoavien terveydenhuollon ammattihenkilöiden käytössä. Potilasrekisteriä käyttävät terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat tehneet erillisen sopimuksen vastaanottotoiminnasta Rela-hierojien kanssa. 

Salassapito

Rela-hierojat noudattaa potilastietojen salassapitovelvoitetta. Rela-hierojilla työskentelevät tai Rela-hierojien tehtäviä suorittavat henkilöt eivät saa ilman potilaan suostumusta tai lain säännöstä, antaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin henkilökohtaisesti osallistuvatkin ovat oikeutettuja potilastietoihin vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelusuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeenkin. Jokainen Rela-hierojissa työskentelevä on allekirjoittanut henkilökohtaisen salassapitositoumuksen.

Käyttöoikeudet ja käytön valvonta

Potilastietojärjestelmien käyttöön myönnetään henkilökohtaiset käyttöoikeudet. Käyttäjän käyttöoikeudet annetaan työtehtävien edellyttämien käyttäjäroolien mukaisesti. Käyttäjätunnustilauksen hyväksyy järjetelmävastaava. Potilastietojärjestelmien käyttö on sallittu vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Käyttöoikeudet poistetaan alihankintasopimuksen päättyessä.

Rela-hierojat pyrkii varmistamaan käyttöoikeushallinnan toteutumista, potilastietojen lainmukaista käsittelyä ja potilaiden yksityisyyden suojaa asianmukaisella käytönvalvonnalla. Potilastietojärjestelmien käyttöä seurataan järjestelmien käyttölokien perusteella joko Rela-hierojien omavalvontana tai potilaiden tekemien selvityspyyntöjen perusteella. Selvityksiä voidaan käynnistää myös toimipaikan johdon aloitteesta tai oman henkilöstön tekemien ilmoitusten perusteella, joita on mahdollisuus tehdä myös nimettömänä.

Jos käytönvalvonnassa ilmenee väärinkäytösepäilyjä, ne selvitetään ennalta määriteltyjä menettelytapoja noudattaen. Jos Rela-hierojat arvioi potilastietojen käsittelyn olleen lainvastaista, se ryhtyy tapauksen edellyttämiin jatkotoimiin. Myös tahallinen ohjeiden vastainen toiminta potilastietojen käsittelyssä johtaa toimenpiteisiin. Rela-hierojissa työskentelevät vastaavat omasta toiminnastaan viime kädessä työ-, rikos- ja vahingonkorvausoikeudellisten sanktioiden uhalla.

Henkilöstön perehdyttäminen ja osaamisen varmistaminen

Rela-hierojat on antanut potilastietoja käsitteleville henkilöille kirjalliset ohjeet potilastietojen asianmukaisesta käsittelystä ja siinä noudatettavista menettelytavoista. Rela-hierojissa työskentelevät henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan ohjeita allekirjoittamalla salassapito- ja käyttäjäsitoumuksen. Esihenkilöiden tehtävänä on tarvittaessa ohjeistaa alaisiaan ohjeistuksiin liittyvissä kysymyksissä. Rela-hierojien sisäisissä auditoinneissa tullaan arvioimaan, miten toimipaikassa on noudatettu tietosuojaan liittyviä ohjeistuksia.

Potilassuhteen luottamuksellisuus edellyttää erityistä huolellisuutta potilastietojen käsittelyssä. Potilastietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset ohjeet ja määräykset on koottu Rela-hierojien tietosuojaohjeeseen. Potilastyön tietosuojakäsikirja on luettavissa potilastietojärjestelmän dokumenttipankista. 

Tietosuoja on osa Rela-hierojilla työskentelevien henkilöiden perehdytystä. Esihenkilön tehtävänä on varmistaa perehdytyksen suorittaminen omien työntekijöidensä osalta. Jokaisen Rela-hierojissa työskentelevän tulee suorittaa tietosuojaa ja tietoturvaa koskeva koulutus sekä pitää tietosuojaosaamistaan säännöllisesti yllä. Esihenkilön tehtävänä on huolehtia asian seurannasta. Tietosuojasta järjestetään säännöllisesti koulutusta kaikille Rela-hierojissa työskenteleville. 

Tietosuojan huomioimisen on määritelty olevan jokaisen Rela-hierojilla työskentelevän velvollisuus. Jokainen potilastietojen käsittelyyn osallistuva on tehtäviensä mukaisesti velvollinen huolehtimaan tietosuojavaatimusten noudattamisesta ottaen huomioon soveltuvan lainsäädännön ja Rela-hierojien antamat ohjeet. Jokaisella Rela-hierojilla työskentelevällä on velvollisuus ilmoittaa kaikista tietosuojaan liittyvistä puutteista ja epäkohdista. Jos kyseessä on lainsäädännössä määritelty henkilötietojen tietoturvaloukkaus, siitä tehdään ilmoitukset asianmukaisille tahoille erillisen prosessin mukaisesti.

Tietosuojavastaava

Rela-hierojat Oy on nimennyt tietosuojavastaavan. Tietosuojavastaavan tehtävä perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tietosuojavastaava on organisaation sisäinen asiantuntija, joka auttaa organisaatiota tietosuojasäännösten noudattamisessa. Tietosuojavastaavan tehtävänä on myös mm. ottaa vastaan rekisteröityjen yhteydenottoja sekä tehdä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa. Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja@terveystalo.com.

Tietoturva 

Terveystalossa noudatetaan Rela-hierojien tietoturvapolitiikkaa.

Tietoturvapolitiikan mukaan

• Tietoturvasta huolehtiminen kuuluu työtehtäviensä puitteissa jokaiselle Rela-hierojilla työtä tekevälle. Jokainen on paitsi velvollinen noudattamaan tietoonsa saamiaan ohjeita myös auttamaan muita tietoturvallisten työtapojen noudattamisessa.
• Havaitut tietoturvapuutteet ja -ongelmat tulee saattaa esihenkilöiden tietoon.
• Aluepäällikön vastuulla on varmistaa, että jokaisella toimipaikassa työskentelevällä tai sen tiloissa toimivalla terveydenhuollon ammattihenkilöllä on tosiasialliset valmiudet tietoturvan huomioimiseen työssään ja että havaitut puutteet korjataan.
• Tietoturvan johtamisesta ja kehittämisestä vastaa Rela-hierojien hallinto. 

Rela-hierojat on laatinut erillisen tietoturvasuunnitelman liittyen tietojärjestelmiin (THL:n Määräys 3/2021). Tietoturvasuunnitelma sisältää selvitykset siitä, miten potilastietojen käsittelyyn ja tietojärjestelmiin liittyvät vaatimukset varmistetaan sisältäen seuraavat osa-alueet:

• Yleiset tietoturvakäytännöt,
• Menettelyt virhe- ja ongelmatilanteissa sekä jatkuvuudenhallinta,
• Henkilöstön koulutus sekä osaamisen ylläpito ja kehittäminen,
• Tietojärjestelmien käyttöohjeet ja ohjeiden mukainen käyttö,
• Tietojärjestelmien perustiedot, kuvaukset ja olennaisten vaatimusten täyttyminen,
• Tietojärjestelmien asennus, ylläpito ja päivitys,
• Käyttövaltuuksien hallinnan ja tunnistautumisen käytännöt,
• Asiakas- ja potilastietojärjestelmien pääsynhallinnan ja käytön seurannan käytännöt,
• Fyysinen turvallisuus osana tietojärjestelmien käyttöympäristön turvallisuutta,
• Työasemien, mobiililaitteiden ja käyttöympäristön tukipalveluiden hallinta,
• Alusta- ja verkkopalvelujen tietoturvallinen käyttö tietosuojan ja varautumisenkannalta. 

Potilasasiavastaava 

Hyvinvointialueiden on järjestettävä potilasasiavastaavien ja sosiaaliasiavastaavien toiminta myös yksityisten järjestämissä ja tuottamissa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa (laki potilasasiavastaavista ja sosiaaliasiavastaavista 739/2023, 2§). 

Rela-hierojilla potilasasiatoiminta hoidetaan Terveystalo-konsernin yhteisten käytäntöjen mukaisesti. Potilaiden ohjeistamiseksi Terveystalo-konsernin verkkosivuilla sekä toimipaikkojen asiakastiloissa on ohjeistettu potilasasiavastaavatoiminnasta. Henkilöstön ohjeistamiseksi asiasta on kuvattu intranettiin. 

Potilaan osallistumisen vahvistaminen ja muistutusten käsittely

Rela-hierojilla on asiakaskäytössä sovellus uusien vastaanottokäyntien varaamiseksi. Sovellus ei sisällä potilastietoja. 

Potilaat ja heidän omaisensa voivat antaa Rela-hierojille palautetta Rela-hierojien ja Terveystalon verkkosivuilta. Palautteet käsitellään prosessin mukaisesti ja asiakkaita ohjataan olemaan tarvittaessa hyvinvointialueen potilasasiavastaavaan yhteydessä. 

Potilasta ja/tai hänen omaistaan ohjataan ottamaan yhteyttä potilasasiavastaavaan, mikäli syntyy epäily hoitovirheestä tai muusta potilaan oikeuksiin liittyvästä asiasta, jota ei ole pystytty toimipaikassa ratkaisemaan potilasta tyydyttävällä tavalla. 

Potilaslain mukaisen muistutuksen potilas voi tehdä Rela-hierojien ja Terveystalon verkkosivuilla olevalla tietoturvallisella lomakkeella. Muistutus ohjautuu suoraan kaikista Rela-hierojien palautteista vastaavan henkilön ja vastaavan hierojan käsittelyyn.  

Muistutukset käsitellään vastaavan hierojan ja asianosaisen/ asianosaisten kanssa. Käsittelyn tavoitteena on huolehtia, ettei vastaavaa tapahdu uudelleen ja että asiakas saa kirjallisen selvityksen perusteluineen tapahtuneesta.

Rela-hierojien ja Terveystalon verkkosivuilla on käytössä myös sähköinen ja tietoturvallinen ”Potilaan vaaratapahtumailmoitus” –lomake. Tämän avulla on tarkoitus päästä kiinni niihin vaaratilanteisiin, joita henkilökunta ei havaitse tai raportoi. Potilaan näkökulma asioihin on erilainen, ja he huomaavat eri asioita kuin terveydenhuollon ammattihenkilöt. Ilmoitukset käsitellään keskitetysti palautteista vastaavan johdolla ja tarvittaessa konsernin vaaratapahtumaryhmässä. 

Kantelut ja muut valvonta-asiat

Viranomaiselta tulevat selvityspyynnöt liittyen kanteluihin ja valvonta-asioihin tallennetaan palautteiden hallinnan järjestelmään (rajattu pääsy).

Kantelut

Kantelun (täysimittainen käsittely) selvityspyyntöön annetaan pyydetyt vastaukset:

• Vastaukset antaa keskitetysti asianosainen/asianosaiset sekä vastaava hieroja.
• Tämän jälkeen vastaukset toimitetaan Valviraan tai Aluehallintovirastoon.

Kanteluissa oleva asia käydään läpi toimipaikkatasolla vastaavan hierojan johdolla. Tavoitteena on huolehtia, ettei vastaavaa tapahdu uudelleen. Tarvittaessa konsernin johtaja ylilääkäri ottaa kantaa toimenpiteisiin. 

Valvonta-asiat

Ammattihenkilöön kohdistuvat valvonta-asiat käydään läpi vastaavan hierojan sekä organisaation ohtajan toimesta. 

Toimipaikkaan kohdistuvat valvonta-asiat voivat olla valvontakäyntejä (ennalta ilmoitettuja tai ennalta ilmoittamattomia) tai kirjalliseen menettelyyn perustuvaa valvontaa. Nämä käsitellään niin ikään toimipaikkatasolla em. henkilöiden toimesta sekä tapauksesta riippuen muiden esihenkilöiden toimesta. 

Valvonta-asoista viedään tieto aina johtavalle hierojalle ja tarvittaessa konsernin lääketieteellisille vastuuhenkilöille. 

Potilasvahinkoepäilyt

Mikäli toimipaikassa syntyy epäily potilasvahingosta, henkilökunta ohjaa potilasta/omaista ottamaan yhteyttä hyvinvointialueen potilasasiavastaavaan. Henkilökunnan tulee kirjata haittatapahtumista myös vaaratapahtumailmoitus sähköiseen järjestelmään.Tapauskohtaisesti määritellyillä toimenpiteillä pyritään poistamaan ongelman aiheuttanut juurisyy. Vahinkotapaus käydään läpi toimipaikassa aluepäällikön ja/tai vastaavan hierojan johdolla. Samoin arvioidaan, onko konsernitasolla tarve tarkentaa toimintaohjeita tai prosesseja. Potilasasiavastaava ohjaa, neuvoo ja tarvittaessa avustaa potilasta ja/tai omaisia potilasvahinkoilmoituksen, muistutuksen ja/tai kantelun tekemisessä.

Rela-hierojat tekee yhteistyötä Terveystalo-konsernin potilasturvallisuustiimin kanssa. Potilasvakuutuskeskus toimittaa Terveystalon potilasturvallisuustiimin palvelupäällikölle kaikki potilaiden tekemät selvityspyynnöt sekä niihin liittyvät ratkaisut koosteena. Näin Terveystalo-konsernin lääketieteellinen johto saa kattavasti tietoonsa koko konsernissa tapahtuvat vahinkoepäilyt sekä tapahtuneet vahingot. Saatuaan selvityspyynnön tai ratkaisun, palvelupäällikkö tai Rela-hierojien palauuteiden käsittelijä tallentaa sen palautteiden hallinnan järjestelmään, jota kautta se lähtee käsittelyyn siihen toimipaikkaan, jota asia koskee. Selvityspyynnöt ja ratkaisut käsitellään toimipaikassa vastaavan hierojan tai aluepäällikön ohjauksella ja arvioidaan miten vastaava tapahtuma voidaan jatkossa estää. Toimenpiteet kirjataan palautteiden hallinnan järjestelmään sekä niiden toteutumista seurataan toimipaikan johdon toimesta.

Omavalvonnan seuranta, vastuuhenkilöt ja asiakirjat

Tämä dokumentti muodostaa Rela-hierojien omavalvontasuunnitelman rungon. Omavalvontasuunnitelmaa täydentävät mm. toimintakäsikirja, prosessikuvaukset, työohjeet sekä tehtävänkuvaukset, joihin viitataan tässä dokumentissa. 

Omavalvontasuunnitelma katselmoidaan 4 kk:n välein ja päivitetään tarvitaessa. Päivitetyn version tarkastaa vastaava hieroja ja hyväksyy johtava lääkäri. Rela-hierojien nykymuotoinen omavalvontasuunnitelma julkaistiin joulukuussa 2023.

Omavalvontasuunnitelma käsitellään konserni-, yritys- ja toimipaikkatasolla. Johto vastaa siitä, että koko henkilöstö tuntee omavalvontasuunnitelman sisällön ja osaa toimia sen edellyttämällä tavalla. Sisäisissä auditoinneissa varmistetaan, että jokainen toimintayksikkö osaa toimia omavalvontasuunnitelman edellyttämällä tavalla. Auditoinneissa ja muilla omavalvontasuunnitelmassa esitetyillä tavoilla esille tulleet poikkeamat pyritään selvittämään mahdollisimman nopeasti ja korjaavat toimenpiteet toteutetaan suunnitellusti.