Hyväksytty 19.1.2024

Rela-hierojat oy omavalvontaohjelma 2024

1 JOHDANTO 

2 TEHTÄVIEN LAINMUKAINEN HOITAMINEN 

3 TEHTYJEN SOPIMUSTEN NOUDATTAMINEN 

4 PALVELUJEN SAATAVUUS, JATKUVUUS, TURVALLISUUS, LAATU JA YHDENVERTAISUUS 

4.1 Palvelujen saatavuus 

4.2 Palvelujen jatkuvuus 

4.3 Palvelujen turvallisuus ja laatu 

4.4 Palvelujen yhdenvertaisuus

5 HAVAITTUJEN POIKKEAMIEN KORJAAMINEN 

6 SEURANTAAN PERUSTUVIEN HAVAINTOJEN JA NIIDEN PERUSTEELLA TEHTÄVIEN TOIMENPITEIDEN JULKAISEMINEN 

1. JOHDANTO

Omavalvonta on sisäisen valvonnan osa-alue, joka tähtää palveluiden laadun sekä asiakas- ja potilasturvallisuuden toteutumiseen. Terveystalo-konsernin riskienhallintapolitiikassa määritellään sisäinen valvonta, joka on integroitu osaksi Terveystalon johtamis- ja raportointijärjestelmää. Terveystalon arvot, eettiset ohjeet (Code of Conduct) sekä konsernin politiikat, toimintaperiaatteet ja -ohjeet ovat osa sisäisen valvonnan perustaa ja järjestämistä. Terveystalossa noudatetaan hyvää hallintotapaa. Omavalvontaa tapahtuu sekä konsernitasolla (Terveystalo-konserni) että yritystasolla (Rela-hierojat Oy).  

Omavalvonta kohdistuu sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tuottamiseen. Omavalvonnalla varmistetaan asiakkaiden ja potilaiden perusoikeudet, asiakas- ja potilasturvallisuus, laadultaan hyvät sosiaali- ja terveyspalvelut sekä eri toimijoiden toimintaedellytysten ja velvollisuuksien yhdenmukaisuus.
Omavalvonta on valvonnan tärkein muoto. Se tarkoittaa toiminnan jatkuvaa arviointia ja kehittämistä asiakkaan näkökulmasta. Omavalvonta on asiakas- ja potilasturvallisuustyötä, laatutyötä ja hyvää asiakaspalvelua.

Palveluntuottajalla on vastuu toiminnan asianmukaisuudesta ja tuottamiensa palvelujen laadusta sekä asiakas- ja potilasturvallisuudesta. Omavalvontaa on toteutettava palveluntuottajan päivittäisessä toiminnassa, ja siihen sisältyy myös henkilöstön riittävyyden jatkuva seuranta. Viranomaisvalvonnan tehtävänä on edistää ja varmistaa omavalvontaa sekä puuttua asioihin silloin, kun omavalvonta ei riitä.Tämä omavalvontaohjelma kuvaa toimintaa kaikissa allamainituissa Terveystalon toimipaikoissa/liiketoiminnoissa.

Tässä kuvataan Rela-hierojien omavalvontaohjelma, mitä toteutetaan kaikissa Rela-hierojat Oy:n toimipaikoissa/liiketoiminnoissa. 

Rela-hierojilla toimivat terveydenhuollon palveluntuottajat (elinkeinonharjoittajat ja osakeyhtiöt) ovat sitoutuneet noudattamaan Rela-hierojien omavalvontaohjelmaa ja sitä täydentävää omavalvontasuunnitelmaa.

Palveluiden tuottaja: Rela-hierojat Oy

Osoite:          Jaakonkatu 3 A, 6. krs, 00100 Helsinki

Puh.              030 633 11

Y-tunnus       2439106-9

Terveydenhuollon palveluista vastaavat johtajat:

Terveystalo-konsernissa terveydenhuollon palveluista vastaavana johtajana toimii johtava ylilääkäri Petri Bono (dosentti, syöpätautien erikoislääkäri), osoite: Jaakonkatu 3 A, 6. krs, 00100 Helsinki. Rela-hierojat Oy:n vastaavana hierojana toimii Jyri Eklund (koulutettu hieroja), osoite: Jaakonkatu 3 A, 6. krs, 00100 Helsinki.

Toimipaikkojen osoite- ja yhteystiedot löytyy Rela-hierojien verkkosivuilta www.relahierojat.fi.  

Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@terveystalo.com.

Tällä omavalvontaohjelmalla varmistetaan, että Rela-hierojat Oy:ssä asioivat potilaat ja asiakkaat saavat perusoikeuksien heille turvaamat, tarpeidensa mukaiset palvelut oikeaan aikaan, yhdenvertaisesti ja saavutettavasti, laadukkaasti ja turvallisesti. Tavoitteeseen päästään varmistamalla hyvä johtaminen, riittävät henkilöstöresurssit, henkilöstön osaaminen sekä sujuvat työprosessit. Onnistuminen varmistetaan palvelujen laadun ja turvallisuuden seurannalla ja valvonnalla sekä prosessien jatkuvalla kehittämisellä.

Rela-hierojat Oy kuuluu Terveystalo-konserniin.

Toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet

Arvot, Missio ja Strategia:

Terveystalon arvot:

• Kaiken keskellä ihminen
• Lääketiede luotsaa
• Yhteiseksi hyväksi

Terveystalon Missio:

• Toimialan älykkäin palvelumalli
• Asiakkaan terveyskumppani

Terveystalon strategia:

• Kannattavuudeltaan Pohjolan johtava toimija yksityisissä terveyspalveluissa
• Asiakkaiden ja ammattilaisten suosikki

2. TEHTÄVIEN LAIN MUKAINEN HOITAMINEN

Terveystalo-kosernin lääktieteellinen johto linjaa ja ohjeistaa yleiset lääketieteelliset linjaukset. Rela-hierojien toimipaikoissa lääketieteellistä laatua edustaa koko verkostossa Vastaava hieroja ja hänen nimeämänsä vastuuhenkilöt. Näin varmistetaan yhdenmukainen laatu ja potilasturvallisuus kaikilla vastaanotoilla ja kaikissa posesseissa.

Vastaava hieroja vastaa toiminnan lainmukaisuudesta, palvelujen lääketieteellisestä sisällöstä ja potilasturvallisuudesta. Yrityksellä on lisäksi kaupallisen ja operatiivisen toiminnan johtamista varten kuvattu organisaatiorakenne. Vastaanottojen arjen laatua seuraavat aluepääälliköt yhdessä vastaanottojen vastuuhenkilöiden kanssa. 

Omavalvontohjelman ja -suunnitelman läpikäynti kuuluu henkilöstön perehdytyssuunnitelmaan. Päivitykset käydään läpi toimipaikkatasolla aina, kun oleellisia muutoksia tehdään. Omavalvontaohjelma ja -suunnitelma toimii toiminnan kehittämisen työvälineenä ja sen toteutumista seurataan muun muassa osana vuosittaisia suunnitteilla olevia sisäisiä auditointeja.

Rela-hierojat Oy:n omavalvontaa toteutetaan eri tasoilla:

1. Terveystalon konsernihallinnon tasolla määritellään sisäinen valvonta. Konsernin potilasturvallisuus-, tietosuoja-, laatu- ja lääkehuollon tiimit ohjeistavat koko konsernin toimintoja, tukevat ohjeistusten toimeenpanoa koulutuksin ja konsultaatioin sekä tukevat sisäisiä auditointeja.
2. Terveystalo-konsernin lääketieteellinen johto sekä lakiosasto varmistavat ja ohjeistavat toiminnan lainmukaisuutta.
3. Toimipaikkojen vastuuhenkilöt ja aluepäälliköt johtavat toimipaikkojen operatiivista toimintaa, varmistavat työntekijöiden osaamisen ja suunnittelevat henkilöstön kanssa toimipaikan toimintatavat pohjaten konsernin  ja Rela-hierojien ohjeisiin. Vaaratapahtumien ja palautteiden käsittely tapahtuu sekä konsernitasolla että toimipaikkatasolla yhteistyössä .
4. Potilastyötä tekevät toimivat terveydenhuollon tehtävissä, joihin heillä on tarvittava koulutus, tehtäväkohtainen perehdytys ja vastuu omasta työsuorituksestaan, ohjeistusten noudattamisesta ja osaamisen kehittämistarpeiden tunnistamisesta. Potilastyötä tekevillä on käytössä vaaratapahtumien (potilaisiin/asiakkaisiin sekä työntekijöihin kohdistuvat) ilmoituskanavat, joihin ilmoitukset voi tehdä nimellä tai anonyymisti.

 

3. TEHTYJEN SOPIMUSTEN NOUDATTAMINEN

Rela-hierojat Oy sitoutuu noudattamaan yhteistyökumppaneiden kanssa solmittuja sopimuksia. Sopimuskauden aikainen sopimusehtojen täyttymisen seuranta toteutetaan kussakin sopimuksessa sovitulla tavalla. Aluepäälliköt ja toimipaikkojen vastuuhenkilöt vastaavat toiminnan sopimuksenmukaisuudesta. Sopimuskumppanien säännöllisillä yhteistyö- ja seurantapalavereilla varmistamme tiedonkulun ja yhteistyön toteutumisen. Raportoimme sovitusti toiminnasta kunkin yhteistyökumppanin yhteyshenkilöille.

Rela-hierojat Oy:ssä työskentelevät elinkeinonharjoittajat ja alihankkijat sitoutuvat kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja Rela-hierojien ja Terveystalo-konsernin toimintakäytäntöjen noudattamiseen

4. PALVELUJEN SAATAVUUS, JATKUVUUS, TURVALLISUUS, LAATU JA YHDENVERTAISUUS

4.1 Palvelujen saatavuus

Rela-hierojat tarjoaa hierontapalveluita valtakunnallisesti sekä yksityis-, yritys- että julkisille asiakkaille noin 80 toimipaikkassa eri puolilla Suomea. Vuonna 2023 Rela-hierojilla oli n. 245 000 asiakaskäyntiä. 

4.2 Palvelujen jatkuvuus

Palvelujen jatkuvuutta arvioidaan koko palvelutapahtuman läpi. Palvelujen suunnittelu ja toteutus varmistavat sen, että palveluketjut ovat sujuvia Rela-hierojien vastaanottoverkostossa. Tämä sisältää hoito- ja palvelusuhteen sekä siihen liittyvän vuorovaikutuksen jatkuvuuden. Tiedonkulun jatkuvuutta varmistetaan luotettavasti toimivilla ja suojatuilla tietojärjestelmillä, henkilöstön ohjeistamisella ja koulutuksella sekä kuvatuilla hoito- ja palvelupoluilla. 

Valmius- ja jatkuvuussuunnitelmilla sekä muilla ennakoivilla toimenpiteillä varaudutaan häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.

4.3 Palvelujen turvallisuus ja laatu

Omavalvonnalla varmistetaan, että organisaation kaikilla tasoilla tehdään systemaattista työtä, joka tukee laadukkaan ja turvallisen palvelun kokonaisuutta sekä toimintatapojen kehittämistä. Omavalvonnalla varmistetaan toiminnan jatkuva kehittäminen ja toiminnan riskien säännöllinen arviointi.

Terveystalo-konserni ja Rela-hierojat on sitoutunut toiminnassaan korkeaan laatuun ja jatkuvaan kehittämiseen. Terveystalon laatu perustuu lääketieteelliseen, toiminnalliseen, asiakaskokemuksen ja ammattilaisten kokemuksen laatuun. Terveystalon laatujärjestelmän perustana on potilasturvallisuus ja toimialan kansallinen lainsäädäntö.

Asiakkaiden, potilaiden sekä heidän omaistensa kokemuksia seurataan jatkuvasti. Palautetta sekä potilaslain mukaisen muistutuksen voi antaa Rela-hierojien ja Terveystalon verkkosivujen palautekanavan kautta. Rela-hierojien palautteet käsitellään keskitetysti ja toimintaa ohjaavat olennaiset huomiot viedään ohjausryhmän tietoon ja reagoitavaksi. Aluepäälliköt vastaavat mahdollisten toimintamuutosten ja ohjausten viennistä vastaanottojen toimintaan. Muistutukset käsittelee lain mukaisesti Rela-hierojien terveydenhuollon palveluista vastaava hieroja.

Rela-hierojilla asiakas voi tehdä myös vaaratapahtumailmoituksen Terveystalon verkkosivujen kautta. Tämän ilmoituksen käsittelyprosessi vastaa sisäisten eli työntekijöiden tekemien vaaratapahtumailmoitusten prosessia ja tapahtuma tulee ottaa käsittelyyn 2 (kahden) arkipäivän kuluessa ilmoituksen saapumisesta. Asiakkaaseen otetaan aina yhteyttä, mikäli hän on ilmoituksessaan niin toivonut tai se on asian selvittämisen kannalta oleellista.

Potilasasiavastaavatoiminta järjestetään Hyvinvointialueiden toimesta ja Helsingin kaupungin toimesta (laki potilasasiavastaavista ja sosiaaliasiavastaavista 739/2023, 2§). 

Potilaiden ohjeistamiseksi Rela-hierojien verkkosivuilla, sekä toimipaikkojen asiakastiloissa on ohjeistettu potilasasiavastaavatoiminnasta. 

Terveystalo-konsernissa potilasturvallisuuden varmistaminen on laadunhallinnan kulmakiviä. Potilasturvallisuutta seuraa ja kehittää Terveystalon johtavan ylilääkärin alaisuudessa toimiva Laadun ohjausryhmä, sekä Laatuylilääkärin vetämä Potilasturvallisuustyöryhmä. Laadun ohjausryhmän tehtävänä on laatuympyrään (lääketieteellinen, toiminnallinen, asiakaskokemuksellinen ja ammattilaisen kokemuksellinen laatu) liittyvien asioiden tiedolla johtaminen ja laadun avainmittareiden seuraaminen, sekä laatuun ja potilasturvallisuuteen liittyvät linjaukset ja linjakehittämisen ohjaus. Potilasturvallisuustyöryhmä keskittyy potilasturvallisuusasioihin, määrittelee vuosittain vaihtuvat painopisteet, sekä käsittelee myös valtakunnallisen tason poikkeamia määrittäen mm. toimenpiteet, jotka tulee tehdä konsernitasolla ja jalkauttaa toimipaikkoihin. Terveystalossa on myös konsernitasoinen vaaratapahtumien seurantatyöryhmä, jota vetää potilasturvallisuuspäällikkö. Tämän työryhmän tarkoituksena on seurata eri toimintojen (mm. laboratorio, kuvantaminen, sairaala) vaaratapahtumia ja tehdä linjauksia toimintojen työohjeisiin, sekä kehittää vaaratapahtumajärjestelmää sekä potilasturvallisuuskulttuuria. 

Rela-hierojilla vaaratapahtumat käsitellään Rela-hierojien hallinnossa. Nimetty henkilö ottaa ottaa käsittelyyn toimipaikan/seudun vaaratapahtumailmoitukset, käynnistää juurisyiden analysoinnin yhdessä aluepäällikön kanssa ja aluepäällikkö varmistaa yhdessä toimipaikan vastuuhenkilöiden kanssa, että sovitut toimenpiteet tulee toteutettua. 

Potilasturvallisuuteen liittyviä poikkeamia käsitellään, raportoidaan ja ennaltaehkäistään yhteisen vaaratapahtumien ilmoitusjärjestelmän avulla. Kaikki Terveystalo-konsernissa työskentelevät pääsevät kirjaamaan vaaratapahtumailmoituksia helposti intranetin ja potilastietojärjestelmien kautta.

Alihankintojen laadun varmistaminen

Hankittaessa alihankintana palveluita varmistamme, että palvelut vastaavat laadultansa ja sisällöltänsä sopimuksessa luvattua palvelua. Ohjaamme ja valvomme hankkimiamme palvelujen laatua, lainmukaisuutta sekä potilasturvallisuutta samalla tavoin kuin omia palvelujamme.

Varmistamme, että palveluntuottajalla on riittävät ammatilliset, toiminnalliset ja taloudelliset edellytykset huolehtia palvelujen tuottamisesta. Varmistamme tätä erilaisin toimenpitein. Selvitämme mm. ammattihenkilön rekisteröitymiseen ja yrityksen omavalvontaanliittyviä tekijöitä. Jos emme pysty omavalvonnallisin keinoin ratkaisemaan havaitsemiamme epäkohtia tai puutteita, ilmoitamme asiasta aina valvovalle viranomaiselle.

Henkilöstöresurssit

Henkilöstösuunnittelun tavoitteena on, että toimipaikoissa työskentelee aina oikea määrä, oikean koulutuksen saaneita henkilöitä oikeissa tehtävissä. Henkilöstösuunnittelulla varmistetaan, että toimipaikoissa on käytössään sopiva määrä sen tarvitsemaa osaamista sekä ennakoidaan henkilöstön kehittämistarvetta ja -kustannuksia. 

Omavalvontasuunnitelma

Omavalvontasuunnitelma on palveluntuottajan antama lupaus palvelunsa laadusta ja turvallisuudesta. Omavalvontasuunnitelma laaditaan Rela-hierojat Oy:n toimipaikoille konsernin eri toimintojen välisenä yhteistyönä siten, että se kattaa sekä konsernitasoisen että yhtiö- ja toimipaikkatasoisen toiminnan. Tarvoitteena on, että omavalvonnasta tulee osa arkityötä ja myös henkilökunta oppii arvioimaan omaa toimintaansa.

Lääkehoitosuunnitelma

Rela-hierojat Oy:ssä ei anneta lääkehoitoa. 

Tietoturvasuunnitelma ja potilasasiakirjojen käsittely

Tietoturvasuunnitelma kuvaa sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottajan tietoturva- ja tietosuojakäytäntöjä, ja sitä miten palveluntuottaja järjestää tietoturvan ja tietosuojan omavalvonnan. Terveystalo-konsernissa ja Rela-hierojat Oy:ssä toimitaan Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2021) mukaisesti. 

Potilasrekisteriä käytetään tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Seloste on nähtävillä Rela-hierojien verkkosivuilla. Rela-hierojat Oy:n potilasrekisteri on sen eri toimipaikoissa käytössä niiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat aihankintaperusteisesti palvelun tuottajina.

Terveystalo noudattaa potilaslain mukaista salassapitovelvoitetta. Jokainen Terveystalossa työskentelevä on allekirjoittanut henkilökohtaisen salassapitositoumuksen. Potilastietojärjestelmän käyttö on sallittu vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Käyttäjän käyttöoikeudet annetaan työtehtävien edellyttämien käyttäjäroolien mukaisesti. Potilastietoja käsitellään tietosuoja- ja potilaslainsäädännön mukaisesti ja Terveystalon tietosuojaselosteen mukaisissa käyttötarkoituksissa. Terveystalossa asioivan henkilöasiakkaan tiedot näkyvät rekisterissä hänen antamiensa suostumusten mukaisesti.

Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä potilasasiakirjahallintoon ja tietosuoja-asioihin sekä tähän liittyvän osaamisen varmistamisesta on Tietojärjestelmien omavalvontasuunnitelmassa.

Rela-hierojat Oy on nimittänyt tietosuojavastaavan, jonka tavoittaa tietosuoja@terveystalo.com osoitteesta. 

4.4 Palvelujen yhdenvertaisuus

Yhdenvertaisuuslaki velvoittaa palveluntuottajia kuvaamaan Yhdenvertaisuussuunnitelmassa, miten palveluntuotajalla edistetään asiakkaiden yhdenvertaisuutta, ehkäistään ja puututaan syrjintään ja lisätään osallisuutta. Toiminnallinen yhdenvertaisuussuunnitelma perustuu yhdenvertaisuuslain (1325/2014) 5 §:ään, jossa kuvataan viranomaisen velvollisuutta arvioida ja edistää yhdenvertaisuutta sekä laatia suunnitelma tarvittavista toimenpiteistä. Terveystalossa on laadittu Terveystalo konsernin tasa-arvo ja yhdenvertaisuuspolitiikka -työohje, joka löytyy intranetistä. 

5. HAVAITTUJEN POIKKEAMIEN KORJAAMINEN

Palvelujen saatavuudessa, jatkuvuudessa, turvallisuudessa ja laadussa sekä asiakkaiden yhdenvertaisuudessa havaittujen puutteiden korjaamisesta vastaa Rela-hierojissa kyseisen toimipaikan vastuuhenkilöt yhteistyössä vastaavan hierojan ja aluepäälliköiden kanssa. Merkittävimmät poikkeamat käsitellään yhteistyössä konsernin vastuuhenkilöiden kanssa.

Asiakas- ja potilasturvallisuuden tilaa seurataan säännöllisesti jatkossa sisäisin auditoinnein, itsearvioinnein, vaaratapahtumailmoitusten, palautteiden, muistutusten, kanteluiden ja potilasvahinkoilmoitusten avulla. Omavalvontasuunnitelmassa kuvataan tarkemmin ilmoitusten kerääminen, analysointi sekä raportointi. Asiakas- ja potilasturvallisuutta vakavasti vaarantaneet tapahtumat, vahingot tai vaaratilanteet sekä muut vakavat puutteet ilmoitetaan asianomaiselle viranomaiselle (esim. Fimea, Avi/Valvira) viipymättä ja käsitellään Terveystalo-konsernin Vakavan vaaratapatuman käsittely-prosessiohjeen mukaisesti.

Riskianalyysiä ja vaaratilanteisiin varautumista tehdään konsernin jokaisella tasolla. Konsernin johto määrittelee organisaation merkittävät riskit ja niihin varautumisen menettelyt. Yhtiön ohto varmistaa organisaatiotasoisten riskien hallinnan alueella ja paikallisten riskien tunnistamisen sekä niihin reagoinnin. Konsernin Valmiusryhmä ohjaa ja ohjeistaa äkillisten ja mahdollisesti eskaloituvien kriisitilanteiden ja kriisiviestinnän hallintaa.

Terveystalon toimipaikat varmistavat arkityössään ohjeistuksen mukaiset käytännöt, prosessiensa tavoitteiden ja tuloksen saavuttamisen sekä potilas- ja työturvallisuutta uhkaavien riskien tunnistamisen sekä niitä ehkäisevät toimenpiteet. Toteumaa seurataan yrityksen johtoryhmän ja konsernin tasolla.

6. SEURANTAAN PERUSTUVIEN HAVAINTOJEN JA NIIDEN PERUSTEELLA TEHTÄVIEN TOIMENPITEIDEN JULKAISEMINEN

Omavalvontaohjelman seurantatiedot julkaistaan Rela-hierojien verkkosivuilla 4 kk:n välein (valvontalaki 26§).